Veranstaltungen - Das Leben erleben

posted am: 23 Juli 2023

Das Organisieren und Planen von Events kann viel Abwechslung, Spaß und Vielseitigkeit mit sich bringen, ist aber auch eine herausfordernde Aufgabe. Kein Event ist wie das andere und so unterscheidet sich eine private Feierlichkeit von einem professionellen Event. In beiden Fällen müssen viele Punkte beachtet werden. Kleine Fehler können die Organisation zu einer großen Herausforderung machen. Aus diesem Grund ist die Wahl der richtigen Location für Veranstaltungen maßgeblich für den Erfolg der Veranstaltung. Doch auf welche Aspekte muss man bei der Planung besonders achten?

Die Möblierung der Location

Die Möblierung von Veranstaltungsorten kann stark variieren. Es kann sich zwar um eine in sich stimmige Location für Veranstaltungen handeln, doch wenn die passende Möblierung fehlt, kann man wenig damit anfangen. Die meisten Veranstaltungsorte bieten eine Grundausstattung an und verlangen zusätzliche Gebühren für weitere Möbel. Um Geld zu sparen, sollte man sich vor Besichtigung der Location im Klaren darüber sein, welche Art von Mobiliar benötigt wird. Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine geschäftliche Konferenz oder Tagung handelt, müssen unbedingt Stühle oder Tische vorhanden sein. In gewissen Fällen sind außerdem Rednerpulte, Podeste oder Bühnen notwendig. Handelt es sich bei der Veranstaltung um eine Hochzeit oder eine Feier, sollten unbedingt Stehtische vorhanden sein. Auch Lounge-Möbel oder gemütliche Sofas verbessern die Atmosphäre.

Catering und Getränkeversorgung

Bei einer gelungenen Veranstaltung darf natürlich die passende Verköstigung nicht fehlen. Bei einer Location für Veranstaltungen besteht häufig direkt ein Vertrag mit bestimmten Caterern, andere bieten sogar ihr eigenes Catering an. Wenn dem so ist, sollte man sichergehen, dass das Angebot an Essen mit den Ansprüchen der Gäste übereinstimmt. In vielen Fällen ist es jedoch möglich, einen externen Caterer zu beauftragen. Wenn man dies vorhat, sollte man prüfen, ob vor Ort ausreichend Möglichkeiten zur Lagerung und Kühlung des Essens vorhanden sind. Wenn es sich um einen großen Veranstaltungsort handelt, kann es sinnvoll sein, das Catering aufzuteilen. So werden lange Warteschlangen vermieden.

Das Personal am Veranstaltungsort

Der Erfolg der Veranstaltung steht und fällt mit dem Einsatz des richtigen Personals. Egal ob Türsteher oder Kellner, sie alle sollen geschult und professionell sein. Ein freundliches und geschultes Personal ist maßgeblich für den Erfolg der Veranstaltung. Es kann bei den Gästen für eine angenehme Atmosphäre sorgen. Vor dem Einsatz sollte das Personal also über die Verhaltensregeln gegenüber den Gästen Bescheid wissen. Außerdem sollte man mitteilen, für welche Bereiche der Location Personal erwünscht ist und wie viel Arbeitskräfte benötigt werden. Damit die Veranstaltung reibungslos abläuft, müssen unbedingt ausreichend Fachkräfte vor Ort sein. Überdies kann die Kleidung der Angestellten an das Thema der Veranstaltung angepasst werden. Sie ist ebenso wichtig wie eine stimmungsvolle Dekoration in der Location für Veranstaltungen.

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